18.05.2012

«Миграция в облачный сервис Office 365 в ЗАО «Медиаграфикс»

Миграция электронной почты в облачный сервис Office 365 и внедрение принципиально новых сервисов обмена мгновенными сообщениями, аудио-видеоконференций и групповой работы в ЗАО «Медиаграфикс» повысило эффективность командной работы и удовлетворенность клиентов, привело к сокращению затрат на ИТ.

Полный текст решения на сайте Microsoft

О компании

ЗАО «Медиаграфикс» (торговая марка INDIVISION) – специализированное рекламное агентство. Основные направления деятельности: создание творческих рекламных решений (креатив), воплощение творческих решений в материале (продакшн). Среди клиентов компании крупные торговые сети, FMCG-компании, банки и сетевые рекламные агентства. Шесть клиентов компании входят в первую сотню списка Fortune Global 500 (2011), еще два – в первую десятку российского рейтинга Эксперт 400. Старейший клиент – компания 3M Россия – работает с INDIVISION 18 лет.

Сайт: http://www.indivision.ru

Ситуация

Одним из рабочих инструментов в INDIVISION является сервис корпоративной электронной почты. К моменту перехода на использование облачного сервиса Microsoft Office 365, в составе которого имеется почтовый сервер Exchange 2010, компания периодически испытывала трудности при работе с текущей почтовой системой, построенной на решениях платформы Linux. Ограничения функционала данного решения не позволяли пользователям эффективно планировать время, самостоятельно управлять списками рассылки и персональными фильтрами электронной почты, что затрудняло коммуникации и приводило к нежелательным задержкам в работе сотрудников. Работа над проектами требует наличия эффективных инструментов для внутренних коммуникаций. В качестве средств внутренних коммуникаций использовались электронная почта и общие папки, что нельзя признать эффективным решением.

Перед специалистами компании МУРАВА была поставлена задача: внедрить средства для эффективной коммуникации и совместной работы, сократить расходы на эксплуатацию системы в целом и добиться необходимого для бизнеса уровня доступности сервисов.

Решение

В качестве бюджетного и высокоэффективного решения для выполнения поставленных задач специалисты компании МУРАВА предложили облачные сервисы Microsoft Office 365. Так как в ходе подготовки решения в INDIVISION сочли необходимым перейти на использование пакета офисных приложений Microsoft Office 2010 в качестве стандарта рабочего места, то было предложено использовать два тарифных плана E2 и E3 (дает права локальной установки Office 2010 Prof Plus на устройствах пользователя), что учитывало текущую ситуацию с лицензированием Office 2010 на ПК пользователей (примерно четверть парка ПК в компании – компьютеры Apple с разными версиями Mac-ОС). Такой подход к выбору тарифных планов привел к существенной экономии средств.

Предварительные расчеты показали, что локальное размещение сервисов на территории заказчика привело бы к увеличению совокупной стоимости решения примерно 1,5-2 раза в расчете на 3-5 лет использования сервисов.

Специалисты компании МУРАВА развернули пакет офисных приложений Microsoft Office 2010 и клиентское приложение Lync 2010 на всех ПК пользователей ЗАО «Медиаграфикс», настроили облачные сервисы, а также провели обучение эффективному использованию пакета Office 2010 с учетом специфики задач заказчика. Обучение проводилось удаленно, с использованием возможностей, которые появились в результате внедрения сервисов Office 365.

Процесс перехода в облако Office 365, включая миграцию системы корпоративной электронной почты занял 10 рабочих дней.

Использование облачного сервиса Office 365 решает основные задачи заказчика, а именно:

• Снизить затраты на эксплуатацию, в том числе, благодаря оптимизации ИТ-инфраструктуры и выводу из эксплуатации части серверного оборудования.
• Иметь постоянно обновляющиеся версии программного обеспечения и в долгосрочной перспективе снизить стоимость владения софтом по сравнению с таковой в случае локально устанавливаемого и устаревающего ПО.
• Повысить эффективность коллективной работы сотрудников за счет использования возможностей почтового сервера Microsoft Exchange 2010, включая удобный веб-интерфейс и работу с мобильными устройствами, самостоятельное создание списков рассылки, управление персональными почтовыми фильтрами.
• Получить для сотрудников возможность оперативно обмениваться информацией и быстрее получать квалифицированную помощь от сотрудников технической поддержки благодаря сервису мгновенного обмена сообщениями и аудио-видео конференций.
• Иметь возможность доступа к корпоративной информации и возможность обмена мгновенными сообщениями из любого места и с любых устройств, при наличии связи с Интернет.
• Достичь необходимого уровня информационной безопасности: вся входящая почта проверяется на наличие вирусов и спама, осуществляется централизованное управление доступом сотрудников компании заказчика к ресурсам Office 365, корпоративная информация безопасно хранится в дата-центре, доступ к информации ограничен и осуществляется только по безопасным протоколам связи с применением соответствующих алгоритмов шифрования.
• Достичь необходимого уровня доступности сервисов (на текущий момент, уровень доступности Office 365 составляет 99,99%, т.е. в среднем не более 2-х минут в день).

Преимущества

В результате внедрения Office 365 у сотрудников компании заказчика появились мощные эффективные инструменты взаимодействия и командной работы, а у сотрудников технической поддержки компании МУРАВА появился эффективный инструмент удаленного решения проблем пользователей (компания МУРАВА предоставляет услуги по ИТ-аутсорсингу для ЗАО «Медиаграфикс»).

Источник:  МУРАВА
Ключевые слова:  offiec 365, office365