ГЛАВНАЯ

УСЛУГИ

РЕШЕНИЯ

СКОРАЯ ПОМОЩЬ

ПРОЕКТЫ

СОБЫТИЯ

О КОМПАНИИ

Управление лицензиями

Управление лицензиями на программное обеспечение - Software Asset Management (SAM)

Главная / Услуги / Управление лицензиями

Управление лицензиями на программное обеспечение

Управлять лицензиями — это твердо знать в каждый момент времени, какие программы и лицензии на програмное обеспечение используются в организации. Управление включает в себя регулярную инвентаризацию лицензий и используемых программ, введение стандартов использования ПО, централизованные закупки и многое другое.

Что такое управление лицензиями (Software Asset Management)?

Программное обеспечение – ценный актив. И не только из-за своей стоимости, но и из-за результатов, которые он помогает достичь в современных бизнес-процессах, в повседневной работе. Неточности в учете, неупорядоченное использование, нелегально установленные копии ПО – все это усиливает риски компании, в том числе и юридические.

В отличие от других активов, материальных или нематериальных, в данном случае вы имеете дело с лицензиями – правами на использование программного обеспечения. Лицензия – это ваш договор с правообладателем, по которому вы обязуетесь использовать программное обеспечение в определенном количестве экземпляров, на определенных условиях, соблюдая другие условия и ограничения. Лицензиям сопутствуют и другие активы: дистрибутивы и мастер-копии, упаковка, сертификаты подлинности и руководства пользователя. Их использование тоже регулируется лицензией, где может быть подробно описано, например, что делать с сертификатом подлинности, можно ли изготавливать копии с дистрибутивного диска, сохранять ли упаковку и руководство пользователя и так далее.

Технология управления лицензиями и сопутствующими активами (Software Asset Management, SAM) совершенствуется уже более 20 лет, а в 2006 году она получила общемировое признание Международной организации по стандартизации (ISO). Внедряя технологию управления лицензиями, за основу можно взять руководство специализированным стандартом ISO/IEC 19770.

Если я решил перейти к эффективному управлению лицензиями, с чего мне стоит начать?

Подготовку к внедрению системы управления лицензий можно произвести в 5 шагов:

  1. Собрать и описать общие сведения об IT-инфраструктуре, сети компании.
  2. Провести полную инвентаризацию программного обеспечения, установленного на всех компьютерах компании.
  3. Подсчитать имеющиеся в наличии лицензии, сравнить их с числом установленных программ и проверить соблюдение лицензионных условий.
  4. Подготовить внутренние стандарты на рабочие места, политику использования программного обеспечения, приказы, регламенты и другие регулирующие документы.
  5. Разработать план внедрения SAM – последовательность, в которой будут внедряться разработанные стандарты, издаваться приказы и т.д.

Грамотно выполнив все пять действий, вы будете полностью готовы управлять своими активами программного обеспечения.

Существует ли стандартная схема действий для перехода компании на лицензионное ПО?

Да, стандартная схема разработана в рамках инициативы «Управление лицензиями» (SAM – Software Asset Management). Ниже дано ее краткое описание.

Знакомимся с инфраструктурой

Для начала необходимо спланировать и выполнить первые шаги, цель которых – понять, чем вы управляете. Учтите количество рабочих станций и серверов. Вспомните все филиалы и подразделения. Особенно обратите внимание на все до единого переносные устройства, включая ноутбуки и КПК. Спланируйте действия по инвентаризации программного обеспечения.

Проводим инвентаризацию

Следующим шагом нужно посчитать, сколько программного обеспечения вы реально используете и какое именно. Помните, что сотрудники зачастую самостоятельно устанавливают на рабочие компьютеры всевозможные программы, скачивая их из Интернета или используя личные ресурсы, как правило нелицензионного происхождения. Воспользуйтесь автоматизированными средствами учета ПО – например, Microsoft System Center Configurations Manager. Важно учесть все экземпляры программных продуктов, не потеряв ни одного из них. Ручной подсчет не всегда дает точный результат и применим только для компаний с небольшим компьютерным парком.

Имея на руках детальную информацию о программном обеспечении в вашей организации, вы сможете дать ответ на вопросы, хватает ли вам приобретенных лицензий и правильно ли они используются.

Для этого надо собрать и подсчитать все имеющиеся в наличии лицензионные активы ПО. Начните с бухгалтерских и других учетных документов, доказывающих законность приобретения, в том числе дарения или получения в бесплатное пользование. Затем соберите и тщательно проанализируйте все лицензии на эти продукты. Важно не забыть и бесплатные программные продукты, так как они тоже обязательно снабжаются лицензионным соглашением и безусловно охраняются законодательством об авторских правах. Если в лицензиях оговорены особые условия хранения сопутствующих активов и материалов, также разыщите их и подсчитайте.

Какие есть особенности управления лицензиями в небольшой компании?

Организация небольшого размера затрачивает меньше времени на общее описание своей сети, на подсчет программного обеспечения. В некоторых случаях в небольшой организации вы можете достигнуть достаточно точных результатов при «ручном» подсчете ПО, без применения автоматизированных средств.

Еще одна особенность небольших организаций – подвижность и управляемость. В некоторых случаях удается обойтись даже без подсчета используемого ПО и сравнения его с приобретенным. Вместо этого можно привести все компьютеры в соответствие лицензионным требованиям «в административном порядке», полностью переустановив имеющееся на них ПО. Этот способ действий уже не раз доказал свою практическую эффективность.

В небольшой организации вообще нет необходимости внедрять SAM (Software Asset Management) в точном соответствии со стандартом ISO/IEC 19770. Это может привести к излишней бюрократизации и отрицательно сказаться на скорости бизнес-процессов. Часто бывает достаточно назначить ответственного за управление активами, а также разработать и утвердить у руководства базовые документы. Они обязательно должны включать:

  • описание стандартного рабочего места (конфигурация компьютера и состав программного обеспечения, необходимого для выполнения сотрудниками различных задач);
  • приказ об обязательном использовании только легально приобретенного программного обеспечения, о порядке его установки и удаления, включая наказания за нарушение этих правил;
  • описания несколько базовых бизнес-процедур, включая: как и на каком основании вы приобретаете ПО; каким образом учитываются и хранятся приобретенные активы; каким образом и на каком основании ПО устанавливается на компьютеры пользователей.

Есть ли особенности в управлении лицензиями, которые надо знать средним и крупным компаниям?

С ростом информационной сети большее значение приобретают стандартизация и разумная бюрократизация. В компаниях среднего и крупного бизнеса сложности управления коллективом и инфраструктурой преодолеваются только за счет тщательной проработки и грамотного внедрения соответствующих процессов, политик и процедур.

Подсчет ПО необходимо производить только автоматизированными средствами. Погрешности ручного подсчета могут превысить сотни наименований и тысячи экземпляров даже для организации, использующей 100-150 рабочих мест.

Сравнение фактически используемого и легально приобретенного программного обеспечения поможет выявить расхождения между числом установленного и легально приобретенного ПО, оценить необходимость незапланированных затрат на недостающие лицензии. В таких случаях полезно сразу перейти к разработке стандартов и процедур управления лицензиями. Подготовку бюджета, который потребуется для закупки лицензий, целесообразно выделить в параллельную задачу.

Если перед вами не стоит цель полного соответствия стандарту ISO/IEC 19770, количество документов, стандартов и процедур, которое необходимо подготовить, можно определить индивидуально, исходя из особенностей вашей организации. Но и в этом случае советуем в целом следовать рекомендациям стандарта.

Преимущества управления лицензиями

  • Эффективное использование программного обеспечения
  • Поддержка высокого технологического уровня в организации
  • Повышение надежности работы информационной составляющей организации
  • Планирование и оптимизация расходов на программное обеспечение
  • Снижение юридических, технологических и бизнес-рисков
  • Соответствие стандартам ISO/IEC 19770-1:2006 и ITIL
  • Увеличение рыночной стоимости компании

Нужно ли внедрять управление лицензиями

Вот несколько ключевых вопросов для понимания текущей ситуации в Вашей организации:

  • Для чего вы используете компьютеры и программное обеспечение?
  • Сколько у вас настольных компьютеров/серверов/других устройств?
  • Есть ли у вас стандартизированное сетевое окружение?
  • Знаете ли вы, какими программами пользуетесь?
  • Следите ли вы за своими лицензиями на ПО?

Если у Вас нет четкого ответа на любой из вопросов, то стоит задуматься о внедрении технологии управления лицензиями на программное обеспечение Software Asset Management (SAM).

Дополнительные сатериалы по управлению лицензиями можно найти на сайте Microsoft SAM.



Rambler's Top100